Personvern i Meldra

Hvem har ansvar?

Meldra leveres av Barsk Media Nilsen, organisasjonsnummer 933 040 941, Storgata 98, 8370 Leknes. Spørsmål om personvern kan sendes til support@meldra.no.

I en ferdig bedriftsløsning vil håndverksbedriften normalt være behandlingsansvarlig for opplysninger om sine kunder og ansatte. Meldra vil normalt behandle disse opplysningene som databehandler etter en skriftlig databehandleravtale. Barsk Media Nilsen vil være selvstendig behandlingsansvarlig for Meldras egne kontakt-, konto-, sikkerhets- og fakturaopplysninger.

Opplysninger i testversjonen

• Oppdragsopplysninger: navn, telefonnummer, adresse, beskrivelse, ønsket og avtalt tidspunkt, hastegrad, interne notater, historikk og samtale- eller e-posttekst.
• Bedriftsopplysninger: virksomhetsnavn, organisasjonsnummer, kontaktinformasjon, dekningsområde og åpningstid.
• Ansattopplysninger: navn, jobb-e-post, telefonnummer, rolle, fagområde, tjenesteområde, vaktstatus og vaktplan.
• Arbeids- og leveranseopplysninger: timeføring med pauser, salgspriser, materiell, ekstraarbeid, registrert kundeaksept, sjekklister, bilder, PDF-vedlegg, lagrede rapportversjoner og fakturagrunnlag.
• Serviceavtaler: kunde, anlegg, intervall, servicedatoer og historikk over opprettede oppdrag.
• Varslingsopplysninger: mottaker, emne, leveringsstatus, feilmelding og antall sendeforsøk.
• Tekniske opplysninger som er nødvendige for innlogging, sikkerhet og drift.

Unngå å registrere helseopplysninger, betalingskort, fødselsnummer eller andre særlige kategorier av personopplysninger.

Innlogging og tilgang

Meldra bruker Supabase Auth til innlogging med Google, Apple, Microsoft, e-postlenke eller SMS-kode når den aktuelle metoden er aktivert. Vi bruker bekreftet e-postadresse eller mobilnummer, en stabil bruker-ID og eventuelt visningsnavn. Innloggingen lagres i nødvendige, sikre sesjonskapsler. Meldra lagrer ikke passord. Eier, administrator, kundemottak og fagarbeider har ulike tilganger. Kontrollen skjer på serveren ved hvert kall, og sentrale endringer registreres i en revisjonslogg.

En invitert ansatt får tilgang når personen bekrefter den samme e-postadressen som bedriften registrerte. Eksisterende kontoer kan videreføres ved innlogging med samme bekreftede e-postadresse. En telefonkonto får ikke automatisk tilgang til en e-postinvitasjon. Bedriftens data hentes med bedriftens interne ID, og en fagarbeider får bare opp oppdrag som er tildelt vedkommende.

Mikrofon og talegjenkjenning

Mikrofonen starter bare etter at brukeren aktivt har godtatt informasjonen og trykket på opptaksknappen. Et kort lydopptak sendes til ElevenLabs for norsk transkripsjon. Meldra lagrer ikke selve lydfilen i databasen. Lydfilen behandles midlertidig under overføringen, mens teksten kan lagres i et testoppdrag dersom brukeren velger «Lagre testoppdrag».

ElevenLabs er en ekstern tjenesteleverandør. Avtalevilkår, databehandleravtale, lagringsinnstillinger og overføringsgrunnlag må kontrolleres og dokumenteres før ekte tale behandles.

Formål og behandlingsgrunnlag

Formålet med testbehandlingen er å prøve mottak, strukturering, fordeling og oppfølging av serviceoppdrag. Produksjonsløsningen må dokumentere et konkret behandlingsgrunnlag for hvert formål. For kundehenvendelser vil nødvendige tiltak før avtale eller oppfyllelse av avtale ofte være aktuelt. Sikkerhetslogging kan bygge på en dokumentert berettiget interesse. Samtykke skal bare brukes når det er frivillig, informert og enkelt å trekke tilbake.

Mottakere og leverandører

Testversjonen benytter OpenAI Sites og underliggende skytjenester for drift og datalagring, Supabase til identitet og kontosesjoner, ElevenLabs når tale eller opplesning brukes, og Resend når systemvarslinger aktiveres. Meldra sender da e-post over en kryptert HTTPS-forbindelse fra varsling@meldra.no. one.com brukes til domene, DNS og innboks. Tilgang skal begrenses til personer som trenger opplysningene for å drifte eller teste løsningen. Ingen opplysninger skal brukes til markedsføring.

Behandling eller tilgjengeliggjøring utenfor EØS kan kreve et særskilt overføringsgrunnlag og tilleggsvurderinger. Dette må avklares i leverandøravtalene før produksjonsstart.

Lagring og sletting

Testoppdrag uten arbeidsregistreringer kan slettes fra jobbkortet. Oppdrag med timeføring, dokumentasjon eller servicehistorikk beholdes for sporbarhet og kan avlyses. Lagrede rapportversjoner endres ikke ved senere rettinger i registreringene. Vedlegg lagres privat i løsningens fillager og krever innlogging og tilgang til oppdraget. Vedlegg som inngår i en sluttrapport kan ikke fjernes fra jobbkortet; behov for retting eller sletting håndteres via support. Rå lyd lagres ikke av Meldra. Produksjonsløsningen skal ha dokumenterte og automatiske slettefrister tilpasset formålet, eventuelle reklamasjonsbehov og lovpålagte plikter. Inaktive brukerprofiler og tilgang skal fjernes uten unødig opphold.

Dine rettigheter

Registrerte kan, når vilkårene er oppfylt, be om innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet eller protestere mot behandlingen. Henvendelser sendes til support@meldra.no. Identitet må kontrolleres før opplysninger utleveres eller slettes. Du kan klage til Datatilsynet.

Automatisering

Meldra kan hjelpe med å strukturere opplysninger og foreslå hastegrad eller tildeling. Testversjonen treffer ingen avgjørelser med rettslig eller tilsvarende betydelig virkning. En medarbeider skal kontrollere oppdraget før avtale, utrykning eller arbeidsfordeling bekreftes.